L’Association des Étudiants en Biologie de l’UdeM (AEB) a pour mission de représenter les étudiants en Sciences biologiques de l’Université de Montréal afin de défendre leurs droits et de promouvoir leurs intérêts tant au niveau académique que social et culturel. Fondée au mois de mars 1974, l’AEB a depuis diversifié ses secteurs d’activités et occupe une place importante dans la vie et le mouvement étudiant en Biologie. Ainsi, l’AEB est présente et participe aux différentes instances décisionnelles du département de Sciences biologiques et œuvre au sein de la FAECUM afin de défendre les intérêts de ses étudiants. En plus de gérer un café pour les étudiants en biologie, l’AEB organise plusieurs activités sportives et socio-culturelles afin d’égayer la vie étudiante. Elle produit également à chaque mois un journal étudiant et offre toute une gamme de services utiles à ses étudiants.

Notre addresse est:

90 ave. Vincent-d'Indy, local E-203
Montréal, Québec, H2V 2S9
Tél.: (514) 343-6111 ext: 1625



Charte de l’Association des étudiants de biologie de l’Université de Montréal

Adoptée à l’Assemblée Générale du 5 février 2003

Modifiée le 5 octobre 2009

NOM, SIÈGE SOCIAL ET MISSION

Article 1 : Le nom.

Le nom de l'association est « Association des étudiants de biologie de l’Université de Montréal »1.

Article 2 : Le siège social.

Le siège social de l’AEB est situé au 90 Vincent-d’Indy, Montréal, local E-203.

Article 3 : La mission.

L’AEB a pour but de promouvoir l’intérêt de ses membres.
L’AEB se doit d’étudier les problèmes relatifs à la vie départementale et universitaire, de formuler des recommandations et, au besoin, de poser les actions nécessaires auprès des autorités compétentes.
Défendre les droits et devoirs des étudiants et s’assurer des meilleures conditions matérielles, sociales et pédagogiques à ses membres.
L’AEB a le mandat d’organiser les activités qui s’imposent pour animer et égayer le milieu de vie étudiant.
L’AEB a également pour mission de promouvoir le respect et la protection de notre environnement, ainsi que la gestion rationnelle et efficace de notre patrimoine naturel.


LES MEMBRES

Article 4 : Les membres.

Toute personne étudiant dans un programme de baccalauréat, de majeure ou de mineure en sciences biologiques offert par le Département des Sciences Biologiques de l’Université de Montréal ayant payé sa cotisation.

Article 5 : Droits des membres.

Tout membre actif a droit de participer à toutes les activités de l’AEB, recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d’assister à ces assemblées et d’y voter. Il est éligible comme représentant au sein du Conseil Exécutif et des autres comités.


ASSEMBLÉE DES MEMBRES

Article 6 : Les organes décisionnels.

L'association est régie par les décisions émanant des deux organes suivants:
L’Assemblée Générale comprend tous les membres de l’association qui ont chacun droit de vote
Le Conseil Exécutif2 est un comité composé de 9 représentants élus.

Article 7 : L’Assemblée générale.

L’assemblée générale doit être convoquée au moins deux fois l’an par le conseil exécutif, soit au moins une fois par session, à l’automne et à l’hiver.
L’ordre du jour de la première assemblée de la session d’automne doit contenir les élections d’automne.
L’ordre du jour de la première assemblée de la session d’hiver doit contenir une présentation du budget annuel, le bilan financier (description des dépenses encourues) pour chaque poste, établissement de la politique générale et des objectifs du CE ainsi que les élections d’hiver (à moins qu’une 2e assemblée soit prévue pour la fin de la session d’hiver).
L’avis de convocation est affiché au moins 8 jours ouvrables avant la tenue de la dite assemblée.
L’avis de convocation doit contenir : la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour.
L’assemblée générale se tiendra dans le respect des procédures énoncées dans le code de l’Espérance.
Le quorum nécessaire pour la tenue d’une Assemblée Générale décisionnelle : 7% des membres.

Article 8 : Juridiction de l’Assemblée Générale.

L’Assemblée Générale des étudiants membres est l’autorité suprême de l’AEB. Elle a :
Le pouvoir de voter l’orientation de l’AEB.
Le pouvoir d’approuver, d’abroger et modifier la présente charte.
Le pouvoir de ratifier les actes du Conseil Exécutif et des comités satellites.
Le devoir d’entendre et le pouvoir d’approuver le rapport financier du trésorier.
Le devoir de discuter et le pouvoir de se prononcer sur toute question relative à la bonne marche de l’AEB.
Le devoir d’effectuer tout geste pouvant aider l’AEB à bien remplir sa mission stipulée dans la présente charte (article 3).
Le devoir et le pouvoir d’élire les représentants au sein du Conseil Exécutif et des comités satellites.

Article 9 : Le président et le secrétaire d’assemblée.

Les séances de l’Assemblée Générale sont présidées par une personne n’appartenant ni au CE ni à un comité satellite et élue au début de chaque séance.
Le président d’assemblée n’a pas droit de vote à l’assemblée qu’il préside.
Le président d’assemblée désigne ou fait élire un secrétaire de séance qui n’aura pas non plus droit de vote. Le secrétaire dresse le procès-verbal de la séance et le remet au CE, qui le soumettra à l’assemblée lors de la réunion suivante pour le faire adopter.

Article 10 : Ouverture et ordre du jour.

Le président d'assemblée ouvre la séance par la lecture de l'ordre du jour dressé par le CE. L'ordre du jour peut être modifié par n'importe quel membre de l'Assemblée aussitôt après la lecture, pourvu que chaque modification apportée ait reçu l'appui d'un autre membre de l'Assemblée. Le président doit alors faire adopter par l'Assemblée la proposition qui lui est ainsi présentée, avant de la porter à l'ordre du jour.

Article 11 : Les décisions en Assemblée Générale.

Toutes les décisions de l’Assemblée Générale soumises au vote doivent être adoptées par une majorité absolue. La majorité absolue est définie comme étant 50% +1 des membres présents à l’Assemblée.
Les décisions sont prises à main levée, sauf dans le cas des élections qui sont prises par vote secret. Le tiers des membres présents peut demander le vote secret.
Le président de l’Assemblée procède au décompte des votes en présence du secrétaire de séance, dans le cas des votes secrets.
Dans l’éventualité d’une égalité des voix, le président du CE doit exprimer un vote prépondérant afin de trancher la question.

Article 12 : Assemblée Générale spéciale.

Une Assemblée Générale spéciale peut être convoquée par les membres du CE.
Une Assemblée Générale spéciale peut également être convoquée par un dixième des membres dûment inscrits.
Un laps de temps de 24 heures doit s’écouler entre la convocation et la tenue de l’Assemblée spéciale.


CONSEIL EXÉCUTIF

Article 13 : Le Conseil Exécutif.

Le CE est composé de 8 postes (9 membres car 2 CVE) et de 4 comités satellites (articles 18 et 19) qui peuvent être partagés entre plusieurs représentants élus. Toutefois, un seul droit de vote est associé à chaque poste et comité satellite, sauf pour les CVE (1 vote par CVE). (Modifié AG 17 septembre 2008)
Tout représentant du CE se doit d’agir en tout temps dans l’intérêt des membres de l’AEB et faire preuve de transparence.
Le quorum est constitué de 2/3 des droits de vote des représentants du CE.
Les décisions seront prises en majorité simple des droits de vote des représentants présents.
Dans l’éventualité d’une égalité des voix, le président du CE doit exprimer un vote prépondérant afin de trancher la question.
Tout membre de l’AEB peut assister en qualité d’observateur aux réunions du CE. Il peut donc participer au débat sans toutefois avoir le droit de vote.
Les postes du CE sont les suivants :
Président
Trésorier
Coordonnateurs à la vie étudiante (2)
Coordonnateur aux affaires internes
Coordonnateur aux affaires externes
Coordonnateur aux sports et à l’environnement
Coordonnateur aux affaires pédagogiques
Secrétaire
Dans le cas où une personne occuperait deux postes en même temps (ex : lors d’une transition de postes en septembre), elle peut utiliser son 2e droit de vote seulement si le quorum n’est pas atteint lors d’une réunion de l’AEB. Dans le cas contraire, elle n’a qu’un seul droit de vote.
Il doit y avoir unanimité des voix des membres élus au sein de chaque comité satellite pour pouvoir utiliser le droit de vote du comité. Sans quoi, le comité satellite sera obligé de s’abstenir. (Ajouté AG 17 septembre, 2008)

Article 14 : Rôles et pouvoir du CE.

Mettre en œuvre et exécuter les décisions de l’Assemblée Générale.
Administrer les fonds de l’AEB ainsi que les biens, meubles et immeubles.
Assurer la gestion courante et prendre toute mesure nécessaire en respectant les politiques de l’AEB, tant au point de vue pédagogique et social que financier.

Article 15 : Procès-verbaux.

Le procès-verbal de séance constitue la seule pièce officielle des séances du CE et de l’Assemblée Générale; il devra être adopté au début de la séance suivante. En cas de modifications majeures, il sera réécrit entièrement. Ces procès-verbaux doivent être disponibles en tout temps au siège social de l’AEB et peuvent être consultés sur simple demande par n'importe quel membre de l'AEB.

Article 16 : La destitution.

Peut être destitué, tout membre du Conseil exécutif qui:
- a une conduite contraire aux intérêts de l'Association
- ne respecte pas les statuts de l'Association
La destitution de tout membre du Conseil exécutif doit être approuvée par
au moins deux tiers (2/3) des membres du Conseil exécutif.
L’Assemblée générale peut destituer un membre du conseil exécutif par
majorité absolue des membres de l’assemblée.

Article 17 : Suprématie de l’Assemblée Générale.

Toute décision du CE peut être annulée par un vote majoritaire de l'Assemblée Générale dans le meilleur intérêt de l’AEB notamment en regard de l’opposabilité de cette décision face au tiers.


COMITÉS MENÉS PAR DES REPRÉSENTANTS ÉLUS

Article 18 : Comités.

Il existe cinq comités satellites au CE, dont les représentants sont élus par l’Assemblée Générale. Il s’agit du :
Comité des finissants
Comité de l’ARNm
Comité du site internet
Comité du Café-Bio
Comité du Bioshow

Article 19 : Fonctionnement des comités.

Au moins 1 représentant élu de chacun des comités participe aux réunions du CE et, à chaque trois semaines, dépose et présente un rapport écrit de leurs activités. Toutes les transactions d’argent (i.e. dépôts, paiements de facture) se font par le trésorier du CE, sauf pour le comité des finissants. Il est nécessaire qu’un plan annuel sommaire des activités soit présenté au CE avant la présentation du budget par le trésorier. (Modifié AG 17 septembre, 2008)


ÉLECTIONS

Article 20 : Élections.

Peut se présenter à un poste du CE toute personne membre en règle de l’AEB. Une personne doit se présenter à un poste pour un mandat d’un an. Les cas particuliers devront être présentés devant l’Assemblée Générale pour l’approbation de la majorité absolue. Les postes de président et de trésorier sont d’un minimum d’un an (sauf si leur élection a lieu à l’automne, où leur mandat sera plus court d’un mois).
Président et trésorier : Est éligible à ce poste tout étudiant ayant au moins une année d’expérience en tant que représentant de l’AEB (membre du CE ou comité satellite).
Coordonnateur aux affaires pédagogiques : Est éligible à ce poste tout étudiant ayant complété au moins une année d’étude universitaire au Département de Sciences Biologiques de l’UdeM.
Coordonnateurs au Café-Bio : Le poste doit être comblé par au moins un étudiant ayant déjà rempli la fonction de Coordonnateur au Café-Bio.
L’élection des représentants de l’AEB se fait en 2 blocs, soit un à la fin de la session d’hiver et l’autre au début de la session d’automne.
On procède aux élections des postes du président, du trésorier, du coordonnateur aux affaires pédagogiques, des (2) coordonateurs à la vie étudiante ainsi que du ou des représentants des comités satellites des finissants et du bioshow à la session d’hiver.
(Modifié AG 1er avril, 2009)
On procède aux élections des postes restants à la session d’automne.
Les candidats élus à l’hiver rentrent en poste le 1er septembre suivant et leur mandat se termine le 31 août l’année suivante.
Les candidats élus à l’automne rentrent en poste le 1er octobre suivant et leur mandat se termine le 30 septembre l’année suivante.
Les postes non comblés en fin de session d’hiver doivent être ajoutés aux élections d’automne. L’entrée en poste se fait immédiatement, et le mandat se termine le 31 août de l’année suivante.

Procédure d’élection :
La description des postes, ainsi que la procédure de mise en candidature doivent être affichées et présentées dans les cours dès la première semaine de cours dans le cas des élections d’automne, et au moins trois semaines avant les élections d’hiver.
La date, l’heure, le lieu ainsi que l’ordre du jour doivent être annoncés lors de la seconde semaine de cours (au moins par le biais d’une affiche sur les babillards de l’AEB) dans le cas des élections d’automne, et au moins 8 jours ouvrables avant les élections d’hiver.

20.3.1 Procédure de mise en candidature
La personne voulant se présenter à un poste du CE doit remplir un formulaire de mise en candidature et doit le remettre au siège social de l’AEB au plus tard à 13h00 le dernier jour ouvrable avant l’Assemblée Générale.
Le formulaire de mise en candidature doit être disponible à partir de la première semaine de cours pour les élections d’automne et 3 semaines avant les élections d’hiver, et doit contenir :
Le nom et le prénom du candidat
Le poste pour lequel il se présente
Dix signatures d’étudiants en Sciences Biologiques appuyant leur candidature
Le formulaire doit être signé et daté par un membre du CE
L’Assemblée Générale des élections d’automne doit avoir lieu au plus tard le 30 septembre.

20.4 Déroulement des élections :
a) Lors de l’élection, le vote doit être secret.
Chaque candidat se présentant à un poste doit faire une présentation devant l’Assemblée Générale (en l’absence du ou des autres candidats au même poste).
L’Assemblée doit être informée au début des élections qu’elle a la possibilité de demander la chaise pour un poste. On procède alors à un vote secret. Si l’individu est chaisé, il ne peut pas avoir accès à ce poste avant les prochaines élections générales.
Advenant que le seul candidat pour un poste donné ait une absence justifiée (ex : cours, maladie), l’Assemblée peut soit élire le candidat ou remettre son élection au CE en élections partielles.
Dans le cas où plus d’une personne se présentent à un même poste, la présentation sera immédiatement suivie d’un vote pour ce poste.
Advenant qu’un des candidats se présentant à un même poste ait une absence justifiée (ex : cours, maladie), le vote doit être reporté en élections partielles, sauf pour les postes comportant plus d’un représentant où ces derniers peuvent se présenter en équipe.
Chaque membre de l’AEB bénéficie d’un seul vote par poste.
Est élu le candidat ayant obtenu la majorité simple.
L’Assemblée Générale des élections ne peut être ajournée à moins d’un vote des 2/3 des membres de l’Assemblée.
Le président de l’Assemblée fait la lecture du déroulement des élections (article 20.4) à l’Assemblée Générale et répond aux questions concernant la procédure d’élection. On procède ensuite à la tenue des élections.
La présentation des candidats lors des élections d’hiver se fait dans l’ordre suivant :
1) Président
2) Trésorier
3) Coordonnateur aux affaires pédagogiques
4) Coordonnateurs à la vie étudiante (2) (Modifié AG 1er avril, 2009)
5) Coordonnateurs aux finissants (Comité des finissants)
6) Comité du Bioshow
La présentation des candidats lors des élections d’automne se fait dans l’ordre suivant :
Coordonnateur aux affaires internes
Coordonnateur aux affaires externes
Coordonnateur aux sports et à l’environnement
Secrétaire
Coordonnateurs du Café-Bio (Comité du Café-Bio)
Rédacteur en chef de l’ARNm (Comité de l’ARNm)
Chaque candidat dispose d’une période de temps (5 à 10 minutes) pour présenter son programme. Il est interdit à tout membre du CE d’intervenir lors du discours dans le but d’endosser, d’encourager ou d’aider le candidat.
Les membres de l’Assemblée disposent ensuite d’une période de questions d’une durée déterminée par l’Assemblée. Dans le cas où un membre du CE pose une question à un candidat, cette question devra être posée et formulée dans les mêmes termes aux autres candidats pour le même poste.
Des bulletins de vote devront être distribués à tous les membres de l’Assemblée.
Les bulletins doivent être compilés secrètement.
Les résultats seront divulgués à l’Assemblée par le président d’assemblée.

Article 21 : Élections partielles.

Si un poste est vacant ou suite à une démission d’un membre du CE ou d’un comité satellite, le CE peut combler le poste le plus rapidement possible en procédant à des élections partielles :
Le poste vacant doit être annoncé et affiché au moins 8 jours ouvrables précédents l’élection partielle.
La procédure de mise en candidature sont les mêmes que celles de l’élection générale (article 19.2.1).
La procédure d’élection sera la même que celle des élections générales mais se fera devant le CE.
Est élu le candidat ayant obtenu 50% + 1 des votes au prorata des membres du CE présents (et non des postes). (Modifié AG 1er avril, 2009)
La personne nouvellement élue entre en fonction immédiatement après son élection.
Cette personne a le même statut que les membres du CE élus à l’Assemblée Générale si elle est élue au CE, ou des comités satellites si elle est élue à un de ces comités.
Dans l’intervalle entre la démission et l’élection partielle, un membre du CE nommé par le CE peut temporairement combler le poste.


AUTRES DISPOSITIONS

Article 22 : Interprétation.

Advenant un litige quant à l’interprétation de l’un ou de l’autre des articles du présent document, le CE aura le pouvoir d’interpréter et de prendre la décision.

Article 23 : Amendements et abrogations.

Toute résolution visant au changement des présents règlements doit parvenir au siège social de l’Association au moins dix jours avant la date de l’Assemblée Générale, signée par au moins vingt membres.
Tout changement ou toute abrogation des présents règlements requiert la majorité simple des membres présents à l’Assemblée Générale.

Article 24 : Dissolution Générale.

L’Association des Étudiants de Biologie de l’Université de Montréal inc. ne pourra être dissoute que par vote d’une Assemblée générale extraordinaire convoquée avec 15 jours de préavis.
L’Assemblée devra se composer d’au moins les deux tiers des membres actifs pour avoir le quorum. Le vote ne sera acquis qu’au trois quart de ce quorum.
Au cas de dissolution de l’AEB, tous ses actifs seront remis à une association étudiante ou à une corporation ayant des objets similaires, en tout ou en partie, à ceux poursuivis par l’AEB.

Article 25 : Disposition financière.

Les effets bancaires et les contrats doivent être signés par au moins deux membres du CE désignés par ce dernier.

Article 26 : Entrée en vigueur.

Les présents changements sont entrés en vigueur le 5 février 2003 sauf pour le nombre de postes dans le CE qui entrera en vigueur au prochain mandat (1er septembre 2003).

 
 
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